Onze visie
Voor veel organisaties en bedrijven is een datawarehouse en managementinformatie niets bijzonders meer. Rendement halen uit het datawarehouse is een ander verhaal.
De praktijk
Onze ervaring leert dat het opzetten en onderhouden van een informatiesysteem vaak een op zichzelf staand project is. De behoeftespecificatie vanuit de organisatie is vaak niet adequaat omdat de vragen die gesteld worden aan gebruikers niet goed zijn. Deze vragen zijn te technische of zo algemeen dat een gebruiker haar of zijn dagelijkse beslommeringen als uitgangspunt neemt.
Het management in organisaties ziet het informatiesysteem vaak als technische exercitie. Een symptoom hiervan is dat het functioneel beheer bij de ICT organisatie belegt is.
De valkuil voor de ICT organisatie is dat de realisatie van het informatiesysteem belangrijker is dan de inhoud.
Het eindresultaat is dat de informatie die uit het systeem geleverd wordt bepalend is voor hoe de organisatie moet denken en dat de gebruiker ervaart dat de informatievoorziening niet in de behoefte voldoet. Het systeem zit de gebruiker in de weg.
Het clup model
Wij denken dat veel organisaties veel meer kunnen doen met de informatie die ze nu al beschikbaar hebben. Wij denken ook dat er veel meer rendement te halen valt als een informatiesysteem vanuit een bedrijfsmatig oogpunt wordt opgezet. Wij zijn er van overtuigd dat dit geen open deur is; wij hebben bewezen dat wij het gebruik kunnen verbeteren in organisaties die bereid zijn om te leren informatie te gebruiken.
Selectiviteit in informatie is belangrijk. Gebruik van informatie is belangrijk, maar hoe organiseer je dat?
Als eerste is de mindset belangrijk. Organisatie moeten bereid zijn om actief betrokken te zijn in de definitie van benodigde informatie en het gebruik van informatie. Een goede vertaling naar eisen en wensen die aan het systeem gesteld worden vanuit de organisatie is essentieel. Dit is niet een eenmalige exercitie, maar een continue evaluatie.
Onze uitgangspunten zijn vast te stellen in twee sleutelzinnen: “Informatie is communicatie” en “Informatie is organisatie”.
Het model voor informatiesystemen reikt naar ons idee veel verder dan het systeem op zich, sterker nog: het fysieke informatiesysteem is slechts een instrument. De nadruk ligt op de organisatie en het gebruik.
De organisatie van informatie
De organisatie stelt de kaders voor de benodigde informatie. Doelstellingen en bewegingsrichting van het bedrijf of de bedrijfsonderdelen zijn uitgangspunt. Welke informatie heb ik nodig? Waar in de organisatie heb ik deze nodig? Op welk moment? Een volatiele bedrijfsomgeving met korte levencycli voor producten stelt hele andere eisen dan een omgeving waar precisie en verantwoording aan controlerende (markt)instanties belangrijk is.
De doelstellingen van een organisatie bepaalt wat belangrijk is en wat niet. Focus op wat belangrijk is en laat het besturingsmodel van de organisatie als leidraad dienen.
Communicatie en informatie
Het informatiesysteem is beschikbaar. Met een druk op de knop rollen rapporten uit de printer. En dan? De grootste uitdaging voor veel organisaties is het gebruik van het informatiesysteem. Veel gebruikers weten niet wat ze er mee moeten doen. Het gebruik van rapporten is vaak slecht ingebed in de organisatie, of de informatie die geleverd wordt is net niet voldoende voor het doeleinde waar de informatie bij nodig is.
Informatie is feitelijk communicatie. Het is een onderdeel van de formele en informele contacten tussen de mensen van de organisatie waarbij men gezamenlijk probeert naar een doelstelling te verwerken. Het inbedden van het gebruik van informatie in de onderlinge communicatie of de informatie gebruiken om communicatie te ondersteunen is aangeleerd gedrag. Leer de organisatie om informatie instrumenteel aan te wenden.
Een groot deel van een implementatietraject van een datawarehouse zal hier aandacht aan moeten besteden, de praktijk laat echter zien dat hiervoor vaak pro memori wat uren worden gebudgetteerd die vaak als buffer voor de technische implementatie worden gebruikt.
De synthese
Rendement wordt gehaald wanneer de communicatie aan de sturing wordt gekoppeld. Nieuwe ideeën, nieuwe business, nieuwe doelstellingen komen tot stand in de communicatie tussen mensen. Informatie kan ondersteunend zijn om nieuwe patronen te ontdekken, bestaande veronderstellingen te staven of te ontkrachten en is richtinggevend om de communicatie efficiënter te maken.
Andere structuren of betere structuren worden duidelijk uit de communicatie. Nieuwe ideeën moeten worden omgezet in organisatie om doelstellingen te verwezenlijken. Deze structuren bepalen de vorm en inhoud van informatie, het informatiesysteem zal hieraan ondersteunend moeten zijn, zodat de juiste informatie kan opgeleverd worden ter ondersteuning van de communicatie.
De cirkel is gesloten. De richting van de organisatie is de input voor het systeem, waardoor opgeleverde informatie tot betere beslissingen leidt. Niet omdat een systeem beslissingen neemt, maar omdat mensen in de organisatie tot goede onderlinge communicatie komen. Betere beslissingen maakt helder hoe het besturingsmodel van de organisatie eruit moet zien, waardoor de specificatie van de benodigde informatie steeds scherper wordt. Het informatiesysteem zal door de tijd heen steeds beter worden, omdat de eisen en wensen to the point zijn.